POLÍTICA DE PRIVACIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SIIGO DEL PERÚ S.A.C.

Este documento contiene la información sobre el Tratamiento de Datos Personales efectuado por Siigo del Perú S.A.C ("Siigo"), sea que estos hayan sido suministrados a través de Medios de Recolección como el sitio web, redes sociales, formularios, canales de atención, o ingresados directamente en los servicios de Siigo.

Al final se encuentra un Glosario con las definiciones de las palabras identificadas con letra mayúscula en el presente documento

INTRODUCCIÓN.

1. ¿Quiénes Somos?

El correo electrónico señalado está abierto al público exclusivamente para temas relacionados con el tratamiento de datos personales

Siigo actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales almacenados en sus Bancos de Datos, los cuales pueden ser de propiedad de Siigo o infraestructuras tecnológicas contratadas con terceros para el efecto.

2. ¿Cuáles son los objetivos de la Política para el Tratamiento de Datos Personales?

Siigo pretende garantizar a los Titulares de Datos Personales:

• Transparencia, identificando los Datos Personales que se recolectarán, el Tratamiento que se realizará sobre estos, y las Finalidades que los Titulares autorizan expresamente.

• El suministro de información, señalando el Tratamiento, las finalidades autorizadas por los Titulares y los canales habilitados para ejercer el derecho de habeas data.

• La seguridad de la información.

• El cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

3. ¿Cuál es el Rol de la Compañía en el Tratamiento de los Datos Personales?

El rol de Siigo ante la protección de datos personales varía en función de las siguientes circunstancias:

• Datos Personales recolectados a través del sitio web, formularios, redes sociales o canales de atención: Siigo actúa como el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y Titular del banco de datos donde almacene la información. Esto significa que Siigo determina cómo y por qué se procesan los datos.

• Datos Personales recolectados en virtud de relaciones contractuales: Siigo actúa como el Responsable del Tratamiento de Datos Personales. Esto significa que determinamos cómo y por qué se procesan los datos obtenidos. Específicamente sobre los Datos Personales de los colaboradores, proveedores, Aliados Estratégicos y accionistas de Siigo.

PARTE I.

4. ¿Cómo recolecta Siigo la Información Personal?

A través de interacciones directas con el Titular o terceros.

Como cuando un Usuario se registra en nuestros servicios, efectúa una compra, diligencia uno de los formularios de contacto, genera una factura, se pone en contacto con nuestros canales de atención. También recopilamos datos personales cuando diligencia solo parcialmente y/o abandona la introducción de información en nuestro sitio web y/o otros formularios en línea; así, es posible que usemos dichos datos a fin de contactar con usted para recordarle que finalice la cumplimentación de los datos pendientes y/o para fines de marketing.

Si se proporciona información personal sobre terceros, el remitente confirma que tiene facultades suficientes para autorizar el almacenamiento y procesamiento de la información.

A partir de dispositivos (incluidos los móviles) y aplicaciones por medio de tecnologías de rastreo automatizado.

Como información recopilada automáticamente sobre sus interacciones con nuestros servicios y sitios web utilizando diversas tecnologías (cookies, etiquetas de Internet, balizas y registros web, etc.). Entre los datos recopilados pueden encontrarse, por ejemplo, su dirección IP, tipo de dispositivo, datos de localización, estadísticas sobre sus visitas de páginas, URL previa de enlace, datos de anuncios, su historial de navegación y sus datos de acceso al sitio web. Para ello es posible que hagamos uso de cookies o tecnologías similares.

En determinados casos es posible que completemos los datos personales que nos ha suministrado con información obtenida de terceros debidamente habilitados compartirla por la normativa legal aplicable.

PARTE II.

5. ¿Qué Tratamiento realiza Siigo sobre los Datos Personales?

Siigo podrá desplegar el siguiente las siguientes actividades de Tratamiento de Datos Personales:

• Recolección
• Procesamiento
• Almacenamiento
• Validación
• Eliminación
• Análisis
• Uso
• Actualización
• Comercialización (no aplica sobre Datos Personales Sensibles)
• Circulación
• Reporte
• Cruce
• Transmisión
• Transferencia (no aplica sobre Datos Personales Sensibles)

6. ¿Con qué finalidades se realiza el Tratamiento de los Datos Personales?

Prospectos, Clientes y Contactos

• Para realizar la verificación de identidad, corrección y actualización de datos.
• Para contactar al Titular con el objetivo de suministrar información sobre (i) productos o servicios de Siigo y de sus Aliados Estratégicos, (ii) novedades, (iii) actualizaciones, (iv) cambios en procesos administrativos, (v) demás información que Siigo considere relevante para el Titular.
• Para enviar comunicaciones relacionadas con actividades comerciales, noticias, información de productos o servicios de Siigo y de sus Aliados Estratégicos, ofertas, beneficios, novedades, invitaciones a eventos, publicidad, encuestas de usabilidad.
• Para efectos administrativos (cotizaciones, facturación, recaudo, pedidos, compras, gestión de pagos).
• Para responder consultas, reclamos, quejas y demás peticiones.
• Para dar cumplimiento a las obligaciones de Siigo conforme a los Servicios ofrecidos.
• Para administrar el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo u otros que Siigo identifique.
• Para cumplir con obligaciones con las autoridades judiciales o administrativas.
• Para solicitar información adicional que beneficie a la operación, soporte, mantenimiento, actualizaciones, y garantía de los productos o servicios de Siigo en caso de incidentes, inconvenientes, requerimientos o fallas.
• Para analizar los datos de uso de los productos y/o servicios de Siigo con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información
• Para analizar los datos personales con fines de investigación, por innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
• Para transmitir y/o transferir los Datos Personales a Aliados Estratégicos y/o Sociedades Vinculadas con quienes se suscriban acuerdos para el efecto.
• Para transmitir esta información al exterior, en caso de que el hosting utilizado por Siigo no esté localizado en Perú, dentro de los lineamientos legales y aquellos determinados por la entidad de control.
• Para almacenar correos electrónicos o comunicaciones provenientes de sistemas de mensajería instantánea.
• Para consultar, actualizar, procesar, y reportar los Datos Personales en centrales de riesgo conforme a la regulación aplicable

Candidatos y Colaboradores

• Para realizar la verificación de identidad, corrección y actualización de datos.
• Para ofrecer y suministrar información sobre vacantes laborales o procesos de vinculación laboral.
• Para validar las referencias personales, profesionales, historial académico, laboral y judicial y realizar entrevistas.
• Para dar cumplimiento a las obligaciones del contrato laboral suscrito con el Colaborador.
• Para administrar el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo u otros que Siigo identifique.
• Para cumplir con obligaciones con las autoridades judiciales o administrativas y atender sus solicitudes de información.
• Para realizar las actividades administrativas necesarias en el análisis de la aplicación a una vacante laboral o de una vinculación laboral.
• Para dar cumplimiento al reglamento interno de trabajo y demás políticas internas aplicables al Colaborador.
• Para suministrar información de los Colaboradores a entidades de seguridad social y demás entidades necesarias para desarrollar y llevar a cabo los programas de bienestar laborales definidos por Siigo.
• Para realizar capacitaciones y programas de formación.
• Para suministrar información relacionada con el desempeño laboral, ya sea para procesos laborales internos o externos.
• Para enviar información a autoridades administrativas como la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria ("SUNAT"), Superintendencias, entre otras, con el fin de dar cumplimiento a órdenes y/o disposiciones legales aplicables.

Proveedores y Aliados Estratégicos

• Para realizar la verificación de identidad, corrección y actualización de datos.
• Para analizar los datos con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información
• Para analizar los datos personales con fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
• Para enviar información sobre licitaciones y procesos de contratación.
• Para cumplir con las obligaciones contenidas en el contrato suscrito.
• Para validar las referencias personales, profesionales, historial laboral y judicial.
• Para informar sobre cambios en procesos administrativos
• Para atender consultar, reclamos, quejas y demás peticiones.
• Para cumplir con obligaciones con las autoridades judiciales o administrativas.
• Para administrar el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo u otros que Siigo identifique.

7. ¿Quiénes podrían acceder a los Datos Personales almacenados por Siigo?

Los datos personales que almacena Siigo podrían ser compartidos (transferidos o transmitidos) con:

• Terceros que ostenten la condición de proveedores de servicios de Siigo. Por ejemplo, servicios de alojamiento en la nube; mantenimiento y soporte de bases de datos, proveedores de gestión de la mensajería instantánea, entre otros.

• Terceros con fines de marketing (por ejemplo, Aliados Estratégicos, agencias de publicidad) en la medida que sus productos y servicios pudieran interesarle al Titular.

• Asesores profesionales y/o auditores.

• Cualquier tercero, en especial autoridades estatales y regulatorias, con el fin de cumplir con obligaciones legales y reglamentarias.

• Las sociedades relacionadas, afiliadas, controladas, controlantes, filiales, o vinculadas de Siigo del Perú S.A.C, que son: Zukalo S.A.(Ecuador), Siigo S.A.S (Colombia), Memory S.A. (Uruguay), Aspel de México S.A. de C.V. (México).

• Eventualmente, otras organizaciones.

Siempre que la Compañía comparta datos personales de forma interna o con terceros en otros países, se dispondrán de las medidas de protección adecuadas según la normativa aplicable. De acuerdo con la legislación aplicable, las terceras partes están obligadas a utilizar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información personal, y solo pueden acceder a los datos personales necesarios para realizar la ejecución de sus tareas específicas

PARTE III

8. ¿Qué medidas de seguridad se emplean sobre los Datos Personales?

Siigo tiene el compromiso de garantizar la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales almacenados en sus bases de datos, por ende, desplegará las siguientes acciones:

• Una vez obtenida la autorización de los Titulares, Siigo recopilará todos los Datos Personales en un Banco de Datos electrónico cuya administración y guarda estará a su cargo.

• Siigo evitará el acceso no autorizado de terceros a los Datos Personales recolectados y ejecutará todas las medidas tendientes a su protección.

• Siigo se compromete a cumplir con su obligación de mantener en secreto los datos de carácter privado, así como su deber de tratarlos con confidencialidad, y asume las medidas de índole técnica, organizativa y de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la ley y en los tratados internacionales suscritos por Perú que rigen la materia.

• Siigo no hará tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado para otorgar la autorización. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

PARTE IV

9. ¿Cuáles son los canales de atención de Siigo para el ejercicio del derecho de Habeas Data?

El equipo de Data Analytics de Siigo es el encargado de atender las solicitudes relacionadas con el ejercicio del derecho de Habeas Data y pone a disposición de los Titulares los siguientes canales de atención:

• Punto de atención físico: Av. Las Camelias Nº 491 Lima.

• Correo electrónico: [email protected]

• Canales de atención digitales o telefónicos: Se encuentran disponibles en https://www.siigo.com/peru/.

En caso de que los Titulares de la información deseen ejercer alguno de sus derechos, deberán presentar su solicitud a través de los canales de atención mencionados y podrán aportar los documentos que quieran hacer valer.

10. ¿Cuáles son los derechos de los Titulares?

El Titular de los Datos Personales tiente los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales ("ANPD") quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar, cancelar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, en los términos de ley y de la jurisprudencia que la interpreta.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. ¿Cuáles son los procedimientos para la atención de los derechos de los Titulares?

Derecho de Información: El titular podrá solicitar información sobre autorización para el tratamiento de sus datos personales, para lo cual Siigo responderá dentro de los ocho (08) días contados desde el día siguiente de la presentación de la solicitud.

Derecho de Acceso: En caso de que los Titulares deseen realizar consultas para conocer la información relativa a sus datos personales, deben tener en cuenta que Siigo, como Responsable del Tratamiento, les suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta deberá formularse a través de los canales habilitados anteriormente en esta Política y será atendida en un término máximo de veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando en la respuesta no se acompañe la información solicitada el acceso será efectivo dentro de los 10 días hábiles siguientes a la respuesta.

Derecho de Rectificación, Actualización e Inclusión: través del ejercicio del derecho de rectificación el titular de los datos personales puede solicitar a Siigo que modifique los datos personales que resulten ser inexactos, erróneos o falsos, así mismo por medio del derecho de actualización o inclusión el titular de los datos personales podrá solicitar que se corrijan los datos incompletos.

Al efecto, el titular de los datos deberá indicar a qué datos se refiere y la corrección que deba de realizarse y deberá ir acompañada de la documentación que acredite lo solicitado de no acompañarse la información necesaria para proceder a la rectificación, Siigo podrá requerir dentro de los siete (7) días siguientes de recibida la solicitud, documentación adicional al titular de los datos personales. Esta solicitud será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles

Derecho de Cancelación: Este derecho permite al titular del dato personal solicitar que se supriman sus datos personales que están siendo tratados, cuando i) advierta omisión, error o falsedad, ii) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recopilados, iii) haya vencido el plazo establecido para su tratamiento. En la solicitud de cancelación el titular del dato personal deberá indicar cuáles son los datos que desea suprimir o cancelar, presentando la documentación que lo justifique, en su caso. Esta solicitud será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.

En caso que la información proporcionada en la solicitud de cancelación sea insuficiente o errónea que impida su atención, Siigo podrá requerir dentro de los siete (07) días siguientes de recibida la solicitud, documentación adicional a la persona titular del dato personal, quien tiene diez (10) días para adjuntarla, en caso contrario, se tendrá por no presentada la solicitud de cancelación.

Es importante tener presente que no siempre procederá la cancelación de la información personal. en particular, los datos personales no podrán ser eliminados:

i. Cuando deban ser conservados en virtud de razones históricas, estadísticas o científicas.

ii. Cuando sean necesarios para el desarrollo y cumplimiento de una relación contractual.

iii. Cuando deban ser tratados en virtud de una ley.

Derecho de Oposición: El titular de los datos personales tiene derecho a negarse al tratamiento de su información personal en los siguientes supuestos:

i) Cuando no hubiere prestado consentimiento para su recopilación por haber sido tomados de fuentes de acceso al público.

ii) Cuando habiendo prestado consentimiento, se acredita la existencia de motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal que genera un perjuicio al titular del dato personal.

El ejercicio del derecho de oposición no procederá en aquellos casos en los que el tratamiento de la información personal sea necesario para el cumplimiento de un mandato legal. El plazo para atender este derecho es de diez (10) días hábiles

12. ¿Cuál es el período de vigencia de las Bases de Datos tratadas por Siigo?

Siigo realizara el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de Siigo, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.

13. ¿Cuándo comienza a ser aplicable esta Política para el Tratamiento de Datos Personales?

La presente versión de la Política será aplicable desde el día 7 de junio de 2024.

Anexo - Glosario

Las palabras y frases con letra inicial en mayúscula son palabras con una definición específica establecida en las normas aplicables o aquellas que se le otorgan a continuación:

Aliado Estratégico: Son aquellas personas jurídicas que hayan suscrito con Siigo alianzas o convenios, generalmente para ofrecer sus bienes o servicios a los clientes de Siigo.

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado que el Titular otorga al Responsable para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Banco de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales, bien sea en medio físico o en medio electrónico, el cual es objeto de Tratamiento por parte de su propietario o terceros designados por éste.

Contactos: Son aquellas personas naturales que actúan en representación de los Usuarios en la relación comercial con Siigo.

Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, en los términos que define la ley.

Encargado Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Grupos de Interés: Son aquellos grupos de personas sobre los cuales la Compañía recolecta, almacena y realiza el Tratamiento de sus datos personales. Específicamente (i) prospectos de clientes, clientes y contactos de clientes, (ii) proveedores y aliados estratégicos, (iii) Candidatos y Colaboradores, (iv) Accionistas.

Compañía: Es SIIGO del Perú S.A.C.

Medios de Recolección: Son aquellas herramientas o canales utilizados por la Compañía para recolectar los datos personales y solicitar la autorización de los Titulares.

Oficial de Protección De Datos: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

Prospectos: Son aquellas personas que manifestaron interés en adquirir algún producto o servicio de la Compañía, sin embargo, aún no ostentan la calidad de clientes.

Responsable Del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el Banco de Datos y/o el Tratamiento de los datos (para los efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía).

Software: Se refiere al Software de Siigo en cualquiera de sus modalidades.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, candidato, colaborador, accionista, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía.

Titular del banco de datos: Persona natural, persona jurídica de derecho privado o entidad pública que determina la finalidad y contenido del banco de datos personales, el tratamiento de estos y las medidas de seguridad

Transferencia de Datos: Es cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Perú, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

Transmisión de Datos: Es cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Perú, envía la información o los datos personales a un receptor para efectos de realizar su tratamiento por cuenta del responsable.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Usuario: Se refiere a la persona natural o jurídica que adquiere la licencia de uso del Software en cualquiera de sus planes o modalidades.